Uno de los datos que más me ha impactado es el hecho de que el 82% de las empresas no sobreviven el primer año debido a problemas de flujo de caja. Este dato salió de este estudio, pero no es el único dato que preocupa; otras de las mayores razones por las cuales fallan los negocios son:

  • Falta de mercado para el producto o servicio que se ofrece (42%)
  • Agotamiento del efectivo (29%)
  • No escoger el equipo correcto (23%)
  • Los sobrepasa la competencia (19%)

Esto me hace pensar que todo se reduce a una cosa: falta de orden. Y es por eso que para evitar que tu negocio corra con la misma suerte, hoy vamos a aprender cómo ordenar las finanzas de nuestro negocio en 4 pasos.

  1. Empieza por identificar ingresos y gastos

El primer paso para empezar a ordenar las finanzas de nuestro negocio es identificar los ingresos y gastos. Abre una hoja de Excel y empieza a anotar todas las fuentes de ingresos. Luego anota todos los gastos, por pequeños que sean. Puedes hacer esta tarea a diario, cada semana o cada mes, pero lo ideal es que no dejes por fuera nada.

A esto se le llama organizar la caja y se hace para saber el estado actual de nuestras finanzas y si están bien o hay que corregirlas. Para esto existe el informe de flujo de caja, un reporte que detalla todo lo que hemos recibido y gastado en un periodo determinado. ¿Quieres saber cómo hacer uno? Mira aquí. 

En el flujo de caja los gastos deben estar categorizados y priorizados.

Esto es porque pueden existir gastos que hagamos de forma impulsiva o simplemente no necesitemos, y si no los reconocemos no sabremos cuáles son gastos fijos, es decir aquellos que no varían en mucho tiempo como el arriendo de un local o el pago de nuestras obligaciones financieras, y cuáles son gastos variables, como la compra de insumos o el pago de algunos servicios públicos.

Una vez tienes anotados ingresos y gastos en tu flujo de caja, podrás empezar a controlar, esto significa reducir gastos innecesarios o encontrar fuentes adicionales de ingresos si es que tu caja está en rojo y ya no puedes reducir más.

  1. Presupuesta

Una vez tenemos ordenada la caja el siguiente paso es establecer objetivos, límites y fechas claras. Para esto tenemos que hacer un presupuesto.

La razón de ser de un presupuesto es organizar las finanzas de nuestro negocio para un período más largo, generalmente un año.

Con este nos preparamos para enfrentar cualquier emergencia financiera que surja en ese periodo y nos ayudará a que esos objetivos que nos pusimos se conviertan en una serie de pasos realizables.

El presupuesto se vale del flujo de caja para reconocer el estado actual del negocio pero incluye estimaciones realistas y claras sobre cómo incrementarán tus ganancias, además de poner un tope a tus gastos. Si quieres aprender a hacer uno, mira aquí.

Un presupuesto te ayudará a ordenar las finanzas de tu negocio al dejar claras cuatro cosas:

  • Cuánto puedes ahorrar e invertir
  • Cuál es el límite a gastar
  • Cuánto dinero debe ingresar
  • En qué momento debe pasar cada cosa

Recuerda que debes revisarlo periódicamente para identificar si los gastos se están ajustando a lo indicado o si te estás excediendo.

Habiendo hecho tu flujo de caja y tu presupuesto ya tienes más del 90% de la tarea hecha para ordenarte. Entonces ¿qué queda por hacer?

  1. Ordena tus deudas

Dentro de tu presupuesto debe estar incluida como una categoría el pago de tus obligaciones financieras y otras deudas que hayas adquirido. Sin embargo, aunque las deudas no son malas en sí (si las sabemos utilizar), para toda deuda deberás sí o sí destinar ingresos futuros exclusivamente para pagarla, lo cual limitará tu capacidad de inversión y flujo de caja en el mediano y largo plazo.

Es por eso que para ordenarte es fundamental no sólo que salgas de dudas lo más pronto posible sino que procures no incurrir en nuevas deudas, a menos que las vayas a utilizar como motor de inversión.

Para salir de deudas, en tu presupuesto debes establecer con claridad el dinero que debes pagar mensualmente para cada cuota y cumplir con los pagos religiosamente. Incluso si notas que estás teniendo un excedente de ganancias, todo peso adicional que veas puedes dedicarlo a saldar deudas, reduciendo de paso tus intereses.

Ahora viene la parte complicada: no meternos en más deudas. Sabemos que es tentador tomar un crédito para adquirir un nuevo vehículo o darte un gusto personal que no te puedes permitir en este momento, pero si esas cosas no son realmente importantes para el funcionamiento de la empresa o para hacerla crecer no valen la pena.

  1. Por último, automatiza

Ya sabes cómo ordenarte pero… todas estas tareas toman tiempo, un recurso crucial en todo negocio y más en uno nuevo. Por eso el último paso (y de hecho el más sencillo) es automatizar lo que más puedas.

La automatización de las finanzas es una de las mejores inversiones que puedes hacer y la manera más eficiente de llevar a cabo todas estas tareas. Cualquiera de las múltiples opciones que hay en el mercado para automatizar las finanzas de tu negocio hará por tí los estados de resultados, flujos de caja, presupuestos y mucho más.

Estas soluciones, al estar en la nube tampoco requieren de una gran inversión de recursos o infraestructura física, y te van a mostrar todo lo que necesitas saber de una forma visual e intuitiva como cuánto dinero tienes, cuánto ha ingresado y de qué fuentes proviene, cuáles son tus gastos importantes y de cuáles puedes prescindir.

Además, pueden conectarse con tu cuenta de banco para programar tus pagos pendientes y con el servicio de impuestos de tu país para tener claras tus obligaciones con el fisco. Eso sí, puede que no te hagan salir de deudas por sí solas pero seguro sí te va a enseñar a quienes les debes y cuando pagar.

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